史上最全年会策划方案流程大公开

杭州年会策划

一、 年会策划

百人左右的企业已经初具规模了,如果年会不事先经过策划,势必会出乱子哦。第一次办年会的年会策划er,更应该重视年会策划这件事!从这几步做起。

1 需求调研

老板的需求很关键哦。首先,行政要先与老板沟通,询问他想要什么样的形式,预算是多少。在这个基调上才能接着往下开展行政工作。

有的公司还会采用问卷来征集员工意见。但这么做可能会收集到各种“天马行空”或者“过于高大上”的想法,一方面对行政执行帮助不大,另一方面也难以满足,最终产生落差感。所以有时候,行政工作要适当取舍哦!

2 确认年会策划方案

需求调研后,行政得结合意见以及预算,尽快确定下杭州年会策划方案。

公司年会策划方案一般包含了这些元素:

基本信息(日期、场地、参与人员等);

年会内容(年会节目、年会创意游戏、抢红包互动、抽奖活动,以及其他一些老板想通过年会来传递的信息);

预算分配(场地、餐饮、礼品、交通、住宿等);

工作分类(策划文案、会场布置、年会节目、礼仪迎宾、后勤)等。

行政可以根据自家公司的情况,再做增减,打造一个最适合自家公司的创意杭州年会策划方案,再与老板沟通。

3 制定执行计划并推进

年会筹备的时间长、工作量大且琐碎,如果没有一份切实有效的流程计划表,很有可能会导致年会日期到了,年会筹备却还没完全到位的局面。面对这复杂流程、待确定的事项,如何安排合理的时间呢?

将公司年会事项分割成细块,利用倒推法来确定每个细块事项执行的时间计划表。将执行的重点日期标红,就可以梳理出一个非常清晰的年会流程执行计划表了!

对于第一次办公司年会的杭州年会策划来说,年会流程表的意义除了督促自己如期完成任务以外,也起到了一个查缺补漏的作用。可以让自己在年会前就发现并解决问题哦。

 二 、推进落地

在推动落地的过程中,可以按照工作类别来分块进行,将需要提前准备或者时间筹备比较长的项放在前面。

1 年会策划预订场地

百人左右的公司规模,可以选择酒店或者度假村。不过选择场地的话,一定一定一定要注意提早预订!因为场地真的太重要了,年底又正是抢场地的时候,很多好的场地不好预订。有了场地,方案和具体预算的分配,可以配合场地来做或者调整。

2 人的调动

不管举办多大的活动,都需要调动人员!尤其是行政人手有限,所以最好能调动公司人员一起来完成公司年会的筹备。人员的调动越早越好,这样可以给后期活动执行预留出足够的时间。

大致上来说,需要行政调动的公司年会人员有三类:

1、年会支持人员

年会总导演、主持人、节目表演人员、录像师、摄影师、、会场布置负责人、抽奖活动奖品负责人等需要参与到公司年会筹备中的人员。原则上,参与年会支持的工作人员尽量精简,以便于有更多的人能参与年会活动。

2、需提前邀请的人员

老板、高层、公司合作伙伴等。老板与高层一般很忙,如果需要他们表演节目或是上台讲话,应该提早去沟通哦!提早对嘉宾进行邀请,既表达了礼节,也有利于嘉宾调整档期。

3、外包支持人员

舞台供应商、餐饮供应商等。供应商也需要提前联系,并且没有合作过的供应商,一定一定一定要再三和他确认时间及流程!不要发生时间到了供应商却爽约的情况。

年会策划可以根据自己公司年会的需求和形式,并且结合预算,更好地安排人员调动的时间~

3 活动的安排

活动的安排同样可以细分成几块!比如可以从活动流程、亮点环节、活动餐饮、现场布置几方面去考虑。

a.活动流程

年会活动当天的流程绝对是重中之重,是整场年会筹备工作的直接展示,关系到了公司年会的成败问题。所以第一次办年会的年会策划,一定要事先将活动流程在脑子里跑几遍,看看有没有疏漏~

 b.年会策划设立亮点环节

公司年会最好不要只设立吃饭和表演两个环节!行政可以看看哪些地方能增设一些亮眼环节,用以热场。如果整场年会下来,员工们只有吃吃喝喝看表演,那也是非常boring的!

 c.现场布置

活动现场的布置可以分为两块,一块是需要提前布置完毕的,另一块是等活动当天布置的~可以将这两块加以区分。

比如签名墙这种大型物品就可以提前去布置。气球拱门等耗时耗力的装饰品最好也要提前弄好。而易拉宝、茶歇等易调动的小物品最好等活动当天布置,避免丢失~

 d.解决餐饮

公司年会的餐饮也是头等大事一件!场地选择在酒店的话,可以让酒店帮忙解决餐饮。除此之外,年会策划们还可以选择找餐饮供应商来解决问题,餐饮关系到员工健康,更要重视供应商考核哦~

除了传统的圆桌聚餐形式外,采用自助餐的形式也不错,既能满足百人规模的企业就餐,还可以让员工们在年会现场更自在、灵活。