活动策划现场遭遇突发情况怎么快速处理!(上)

杭州活动策划现场遭遇突发情况应该怎么处置?活动管理作为一个复杂系统工程涉及到大量人力物力及资源的调度和管理,不管前期的策划和筹备工作做得多么到位,在活动策划现场都可能会有预料不到的突发事件,那么如何处理好突发事件将是活动能否成功举办的重要保障。杭州活动策划公司拥有多年活动策划紧急情况处理经验,替您做出如下解答:

突发事件突可被广义地理解为突然发生的事情:第一层的含义是事件发生、发展的速度很快,出乎意料;第二层的含义是事件难以应对,必须采取非常规方法来处理。下面我们将介绍几种活动策划现场中的突发事件及其应对的方法:

活动策划现场突发情况一:设备故障或电力中断
锐力公关:活动策划现场遭遇突发情况怎么快速处理!(上)

在活动策划现场偶尔会遇到设备故障和电力中断的情况,特别是一些中小型的活动,由于设备不够专业而出现现场设备故障,特别是音响系统出现故障率最高。各品牌的音响系统由于价格悬殊巨大其质量也不一样,一套小型的用于会议的次品牌的音响系统可能成本价就几万元,其质量自然没有保证,这样在活动上演阶段便可能出现啸叫、甚至因为使用过久被烧坏的可能。而一套大型的专业级的音响系统的投入少则好几百万,大则上千万的都有,这样的专业设备只要有专业人士在现场负责使用通常保险系数极高。只有一种情况就是因为淋雨导致电路烧坏的情况,通常作为有经验的专业公司都会采取预案,通常都有现场的备份设备,以确保万无一失。

通常影响电力中断的原因主要有1、负荷过高,导致供电系统不堪重负而中断。2、气候突然变化,如下雨、刮风等导致电线断裂或短路而电力中断。3、由于现场电力线路架设不规范,或由于观众现场踩踏等原因导致线路受损的电力中断。解决电力中断的办法通常是在活动开始前需要准备供电车,并同晚会的设备系统相连,一旦出现电力中断可以及时启动供电车的供电系统。

活动策划现场突发情况二:因嘉宾及演员临时缺席导致的节目流程更改

大型节庆活动的嘉宾和演员通常是不到最后一刻很难最终确定,出席嘉宾的更改可能衍生出一系列的节目流程问题。我曾听朋友说过一个这样的案例,某个活动曾经就出现过这要的问题,原定出席活动并宣布活动开幕的省领导因为临时改变行程而于活动上演前取消了出席本次活动,但由于主办方和活动执行方及主持人在衔接上出了沟通上的问题,活动上演的时候主持人还是照本宣科的说“有请xxx领导宣布开幕”,最终上演了极其尴尬的一幕。

同样演员也可能因为航班等原因无法赶到节目现场,这样便需要对现场的流程、音乐、灯光进行重新调整,因为大型晚会活动的音乐灯光都是实现通过电脑预设了程序的。