展览会策划开展期间需要做好哪些工作

展览会召开期间的工作展出期间是会展最重要和最关键的阶段,展览会的效果不仅取决于前期的大量筹备工作,也取决于展览会召开期间的现场工作。办展机构、参展商、观众的目标主要在这一阶段得以实现,这一阶段的工作将直接决定展会举办成功与否。杭州活动策划公司表示,展会期间的工作主要包括以下内容。

展览会策划开展期间需要做好哪些工作?

1.做好观众的登记和服务

办展机构要在会展入口处安排观众进行登记,同时还要引导观众参观、接受观众的信息咨询、为观众提供休息场地、贸易谈判区等便利服务。
展览会策划开展期间需要做好哪些工作?

2.对参展商的联络和服务

办展机构应竭力为参展商提供便利和服务,如为企业提供洽谈间(休息室),为企业提供签订合同场所,及时将参观者的信息反馈给企业,积极与企业沟通,了解企业的想法及要求,以联络感情,争取以后的合作机会。

3.对媒体的接待与安排

展览期间,会有展会媒体主动前来参观采访,办展机构应予以热情接待和安排。办展机构也可以主动联系相关媒体,设置展会新闻中心,有意识地对外发布一些会展方面的新闻,以进一步扩大展会的影响力。

4.对会展相关活动的协调和服务

对于在展览期间举办的各种会议策划、比赛、表演和其他相关活动,办展机构应从场地、设施、服务等各方面积极进行安排和协调。

5.好会展知识产权保护工作

办展方在展会期间可设立专门的办公室,负责处理参展商有关知识产权方面的侵权投诉,处理可能出现的知识产权纠纷。

6.做好会展现场的安全保卫、秩序维护、清洁卫生等工作

会展期间的安保工作重点是防止可疑人员进入展会,防止展品丢失、被盗,以及展会消防安全,协助参展方维持秩序并负责展馆公共区域的清洁卫生工作,以便为展会提供一个安全、整洁的贸易环境。

7.有关方面商谈下一届会展的合作、代理、参展事宜

会展的各合作单位和会展的招展、招商代理商一般在展览会举办期间都会亲临会展,办展机构应借此机会与他们商谈下一届会展的合作与代理招展、招商等事宜,为下一届会展做准备。