杭州会议公司会议策划的三个简单流程

杭州会议策划,杭州会议策划公司

一、会前筹谋

  确定会议主题、日程和参会人员。并通过电话或书面的形式通知参会人员,告知其会议的时间、地点、会议内容、会期、参会人员范围、要求等。通知之后一定要对被通知人是否收到进行落实并记录。

确定好最终参会人员后,制作参会人员的名单、名牌,安排交通线路进行接送,以及为其安排食宿。准备好领导讲话稿,并将其与日程安排、纸笔和必需的会议设备布置会议横幅,人员座位以及现场设备操作人员都要做好安排。杭州作为我国的商业中心,杭州会议策划更是能体现一个公司的公司文化。如果是国际会议,一定要准备同音翻译。

二、会中安排

  设置统一签到的地方,用于领取资料、房卡、注意事项、交通线路等通知安排。尤其需要注意的是这几点:要提前对会议厅进行降温或升温,以防会议厅较大,而导致空调失效。保证会议中饮用水不间断,

尤其要保证领导、主席台、主持人和特殊人物一定要有水。中途休息时若要播放音乐,一定要尽量选择轻音乐,声音要轻柔,不能太吵。在会议快开始前21-2分钟时关掉,作为大家入座的通知。

三、会议结束

  会议结束后要收回房卡,根据返程时间,送参会人员离开。一切收拾妥当后,开始整理会议记录,总结成正式会议文件。