一场成功的杭州会议策划包含的三大流程

杭州会议策划公司

会议策划流程一:信息发布

从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知等)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等等,有些还附送会议(展)企划书,可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。


会议策划流程二:回执

对于主办者来说,回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后,通常需要统计(在这之前,需要提醒的是回执单的设计非常重要,应当是合理且圆满的,应当包括如下信息明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等)、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志)。接下来需要做的就是资源分配,主要是展位与酒店住宿的安排。

回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。回执可以有多种形式:传真、信函、电子邮件、网络回执或者电话均可。回执需要注意的是,如果会展课题允许,应该考虑到参与者的特殊要求,譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等,如果回执清楚,那么对会展的有序安排会起到很大帮助。


会议策划流程三:确认通知

如果会务费用确认或者有其他方式可以确认,可以发出确认通知。杭州会议策划公司同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。