杭州庆典公司成功举办大型庆典活动必备的几个能力!

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一、庆典活动的成功组织,必须得到企业领导的高度重视

庆典一经决定举行,即成立对此全权负责的庆典筹备组织机构。成员通常应由企业主要领导、具体承办部门负责人及相关人员组成。庆典筹备组织机构人员组成的高层化,可以确保为庆典活动提供强有力的组织和资源保障。

在庆典筹备组织机构内,应根据庆典活动具体工作需要,杭州庆典公司下设若干专项工作小组,在会务组织、现场接待、文秘宣传、现场布置、车辆交通、安全保卫、财务等各方面分工负责,衔接到位。各工作组应明确负责人、组成人员和工作职责分工,各组之间加强沟通协调,积极主动开展各项准备工作,将庆典活动可能涉及的各种情况考虑周全,责任落实到人,分工合作,密切配合,保证庆典活动圆满成功。

二、庆典活动的成功组织,必须要有一个全面、具体、操作性强的庆典活动总体策划庆典策划时要注意以下几个方面

1、要体现出庆典的特色

庆典是庆祝活动的一种形式,要求每一项具体活动都尽可能组织得热烈、欢快而隆重,不论是举行庆典的具体场合、庆典进行过程中的某个具体场面,还是全体出席者的情绪、表现,都要体现出红火、热闹、欢快、喜悦的气氛。这样庆典的宗旨--塑造企业良好形象,展示企业雄厚实力和美好的发展前景,展示企业员工的良好精神面貌和干部队伍的凝聚力、战斗力,扩大企业在社会各界的影响力,杭州庆典公司才能够真正地得以贯彻落实。

2、要安排好庆典的具体内容

庆典所具有的热烈、欢快、隆重的特色,应当在其具体内容的安排上,得到全面的体现。从庆典活动组织者的角度来考虑,庆典的内容安排,至少要注意出席者的确定、来宾的接待、环境的布置以及庆典的程序等四大问题。

(1)精心确定好庆典的出席人员名单

确定庆典的出席者名单时,始终应当以庆典的宗旨为指导思想。庆典的出席者通常应包括如下人士:一是上级领导。上级主管部门和地方党政领导,大都对企业的发展给予过关心、指导和帮助。邀请他们参加,主要是为了表示感激之心。二是企业主要合作单位的领导,请他们来一方面是表示感谢,一起分享成功的喜悦;另一方面也是为了加深彼此联系,沟通情况,联络感情,奠定今后进一步合作的良好基础。三是新闻媒体。主动与他们合作,将有助于媒体公正地介绍企业发展成就,进而有助于社会各界加深对本企业的了解和认同,扩大企业的影响力。四是所在地相关单位。请他们参加本单位的庆典,会使对方进一步了解、尊重、支持本企业工作,或是给予更多的方便。五是本企业员工。员工是企业的主人,杭州庆典公司企业每一项成就的取得,都离不开他们的兢兢业业和努力奋斗。以上名单一经确定,就应尽早发出邀请。鉴于庆典的出席人员甚多,牵涉面极广,故不到万不得已,均不许将庆典取消、改期或延期。

(2)精心安排好来宾的接待工作

通过主办方热心细致的接待工作,使来宾感受到主人真挚的尊重与敬意,从而使每位来宾都能心情舒畅。庆典的接待小组,原则上应由年轻、精干、身材与形象较好、口头表达能力和应变能力较强的对口接待部门负责人和青年员工组成。

接待小组成员的具体工作有以下几项:来宾的迎送,来宾的引导,来宾的陪同,来宾的招待。凡应邀出席庆典的来宾,绝大多数人对本单位都是关心和友好的。因此,当他们光临时,主人没有任何理由不让他们受到热烈而且合乎礼仪的接待。

(3)精心布置好庆典仪式的现场

举行庆典仪式的现场,是庆典活动的中心地点。对它的安排布置是否恰如其分,往往会直接关系到庆典留给全体出席者的印象的好坏。庆典会场选择时,需要通盘考虑的主要问题有:一是地点的选择。在选择具体地点时,应结合庆典的规模、影响力以及本单位的实际情况来决定。庆典活动举行场地确定后,应提前组织进行考察,结合庆典设备用品的数量、大小及参加活动的人员数量,必须考虑到治安、交通、环保、消防等方面的不利因素,做好应急防范准备。同时庆典会场临时水源、电源的设置要合理,保障安全。二是环境的美化。在反对铺张浪费的同时,应当量力而行,美化庆典举行现场的环境,烘托出热烈、隆重、喜庆的气氛。三是场地的大小。在选择举行庆祝仪式的现场时,现场的大小应与出席者人数的多少成正比。四是音响的准备。在举行庆典之前,务必要把音响准备好。尤其是供来宾们讲话时使用的麦克风和传声设备,在关键时刻,绝不允许出现问题,让主持人手忙脚乱。在庆典举行前后,播放一些喜庆、欢快的乐曲。对于播放的乐曲,应先期进行审查。五是要充分考虑季节和天气因素,做好相应的应急预案准备。

(4)精心拟订好庆典的具体程序

拟订庆典的程序时,有两条原则必须坚持:第一,时间宜短不宜长。庆典仪式应以一个小时为限,一方面确保其效果良好,同时也是对全体出席来宾的尊重。第二,程序宜少不宜多。