杭州年会策划公司年会活动前期如何筹办

杭州年会策划公司

年会策划的筹办任务和工作清单


年会筹办任务

1、会场总负责:主要工作:总体工作协调、人员调配。

2、策划、会场协调、邀请嘉宾:主要工作:年会策划、会议节目安排、彩排、杭州年会策划公司舞台协调;对外协调、现场资讯采集。

3、会议阶段主持人:主持公司会议

4、晚宴阶段主持人:主持整场晚宴,调动现场气氛

会场布置会场内


1、舞台悬挂烘托气氛的红灯笼;四周墙壁挂烘托节日气氛的装饰

2、舞台两侧放置公司简介海报,宣传公司

3、布草选择搭配:根据公司特点和宴会的特色台布全部选用粉色桌布为台低,杭州年会策划在其上面覆上白色的台布,整套组合相得益彰,让人看了身心舒畅,餐巾和台布选择同一款色系,既增强了美感又符合了主题。

餐具、酒具搭配:餐具选择了光泽度较好陶瓷,陶瓷上镶嵌有金色的竹叶,竹子四季常青象征着顽强的生命、青春永驻,配上晶莹剔透的高脚杯,提升了整场宴会的档次,使宴会显得格外高雅。

餐巾折花:餐巾全部采用钻石折花,既突出了公司的形象特点又彰显了宴会的特色,装饰美化了餐台的气氛。

4、大厅灯光设置:舞台灯光由专业人员调制,用餐区的灯管则是设置成暖色调,让顾客感到温暖,不会有约束感,使整个气氛显得格外和谐、融洽、自然、轻松。

5、嘉宾接待、签到:门口放置签到桌,以记录都有哪些客人到来

6、音响、灯光:,会前半小时检查音响、灯光等设备。

7、物品准备:主要工作:礼品、奖品等物品的准备。

会场外


1、充气拱门放置宾馆大门外主要通道;

2、宾馆入口处挂红布幅;

3、宾馆内放置指示牌;

4、设置迎宾员进行引领

前期的准备工作

1)活动方案的申报办理

2)活动请柬的设计寄发

3)活动场所的设计落实布置

4)活动节目的征集和申报

5)有关新闻资料和新闻报道的编写

6)物资采购

活动现场工作

(1)、活动全过程的接待(正式宴会开始前的准备工作之一,就是要安排席位。每个席位上放置好席位卡,每个席位卡上写上不同嘉宾的名字,突出公司特点,这样既方便宾主入座、服务员上菜,也有利于宴会的统一管理。宾客入场时,宴会厅门口的领台员要热情上前引导入座。宴会结束后,站在指定位置使用敬语,送客人。

(2)、活动全过程的监控和具体事物协调

(3)、现场摄像摄影及现场制度

(4)、现场各节目人员的落实

(5)、物资调配礼品和奖励的发放

(6)、现场的清理和保管