大型活动策划流程需要注意的四个关键因素!

大型活动策划流程

大型活动策划流程中主要有这几个关键因素需要注意

一、提高参加人数预估百分比

      一般组织大中型策划活动,都会给参加者准备一些小的礼品。无论礼品价值多少,对于参加活动的人来说都是一份期待。要充分把握人们“爱凑热闹”和“占小便宜”的心理。因此,参加活动的人数至少要按照超出四分之一的人数来预估,否则,参与人数一旦超出预估就会很麻烦。
  
设立特别通道

      在活动开始和结束时,注意安排人员入场和退场顺序。安排时一定要确保步骤简洁,避免造成拥堵,以免发生意外。特别是参与者中老人和孩子较多时,最好设立特别通道,以保证弱势群体的人身安全。
  
保证团队沟通顺畅

       沟通畅通包括两个方面,一是活动前工作人员的培训。工作人员对活动的了解程度直接关系到员工的工作积极性,进而影响到整个活动的氛围。二是活动中工作人员的通信。无论我们在活动前准备的多么充分,都不能保证活动中一定没有意外出现。而对于意外的处理第一要求是迅速及时,所以在一个大型活动中,工作人员之间要保持信息畅通,以便人员调动部署。


设立特别接待人员

      组织大型活动,难免会有些和主办单位或承办单位熟识的人员,为避免其他参与人员觉得活动不公正,要做到让活动参加者感到一视同仁的同时,也接待好特别人员。

  
准备突发事件处理场所

       无论活动场面多大,一定要准备一个专门处理突发事件的接待场所,专门来处理那些“个别”的参与人员。因为活动现场有很多人,只要有一个参与者在宣传对活动的不满,就会得到许多其他参与者的情绪。因此,只要发现这样的人,一定要迅速把他带到突发事件处理的固定场所,认真接待处理,减少恶性传播概率。