杭州会议策划这三种预算要注意!

  杭州会议策划

会议活动策划需要涉及哪些预算

一、试听设备的搬进搬出,安装拆卸都要多久

       如果你雇佣两家不同的杭州活动策划公司,一家负责舞台,另一家负责视听,那么一定要保证它们清楚对方的日程安排和时间表,以避免冲突。最理想的情形是:负责舞台的公司能够同时完成视听设备,灯光和舞台布景等工作。最好找到一家可以满足你所有要求的提供成套服务的公司,但是,要权衡全套服务和单独服务的价格。

       你可能只需要一个简易的舞台,而对灯光和视听的要求不亚于摇滚音乐会,或者你需要复杂的舞台却要求有简单的照明。了解一下,看着提供成套服务的公司是否拥有你需要的设备,或者是否可以根据你的需要租用设备。你要保证获得最能满足你要求的设备,而不是单单使用现有的设备。

视听设备的卸车和安装是否有要求

       在安装视听设备的工作人员到达之前,杭州活动策划公司需要进行什么安排?比如,吊灯要不要拆卸,进场的门高度够不够,通风口要不要关闭以防止噪音等等。能否在最大程度上保证安装工作的顺利进行?又比如,你需要为工作人员做哪些准备,以保证留给他们最多的工作时间?你当然不希望安装队伍到场以后还要等到别人腾出大厅和过道,你必须比他们先到场,为他们的到达做好准备工作。

还有什么额外开支需要列入预算

       了解所有可能发生的额外开支。比如,总帐单中,人员工资和电费是定额收取的,还是根据实际使用量收取?根据该场地以往所举行的会议活动情况估算一下开支,杭州活动策划公司将估算值列入预算。同时,留出预算10%的预备金,实际的花费少于预算总比超过预算要好。还有,一定要索取场地书面的开支预估。