如何策划一场完美的活动

俗话说,细节决定成败。尤其是在组织一场活动时,整场活动的成功取决于活动中一切细节的成功。而某个或多个细微环节的失误都可能使整场活动效果大打折扣。

杭州活动策划公司

关键一:确定好时间地点,预留充足时间

一场活动需要策划者准确确定好活动的日期、地点等,原则上应提前两个月确定好,并及时告知相关参加活动的企业以发通知、快递、传真等方式进行。通常,企业在接到活动发起方的邀请函后,还需要协调相关的出席人员的行程等事项,而活动的策划方也需要提前地准备活动当天的接待事项。

之前在筹备本次三亚活动时,由于我们跟合作方在活动前没有协调好相关的问题,所以导致在活动的前期出现了变更活动时间及地点的状况,最后还向企业发了两次会议通知,导致活动前期准备时间变得很短,最终在一定程度上影响了整个活动的举行效果。

在策划行业的年会等大型活动时,我们建议举办活动的时间应尽量安排在前面,最好是安排在12月份,尽量不要安排在1月举行活动,因为每年的1月份通常是大部分的企业年会以及各经销商之间会议的密集进行时间段,非常容易形成日程上的冲突。另一方面,因为各个企业经常在年底的相关评奖活动较多,再加上各企业年度评奖预算有限,这些企业通常先入为主,尤其是越后举办的相关评奖活动,企业参与热情和激情也会减少。

关键二:在活动中分清主次关系,确立主导地位

当前,大部分的大型活动组织都是由两家乃至多家以上的机构联合举行的趋势越来越明显了。通常双方合作最初的目的都是希望通过举行活动来帮助双方整合有效的资源,从而产生了1+1〉2的强强联合效应。但是如果活动策划执行过程中不善于妥善协调、不学会合理地处理双方在活动中的定位与分工,企业之间一起组织活动反而还可能产生反面的活动效应。

在大部分的大型活动中,恰当且可行的做法是将活动中的核心环节有效分解,并且由其中的一方负主要的责任。最终促进合作、具体分工的良好合作机制,避免因职责问题或互相推卸产生活动的混乱现象,从而保证活动最初要的效果。

关键三:活动接送统筹安排,重要嘉宾专人服务

首先,在活动策划执行过程中要随时更新相关的嘉宾信息表,保证接送嘉宾的信息是最新、最准确的信息。根据本人的活动策划执行经验,通常在活动接机嘉宾的过程中,不应以人为序,应按时间先后顺序进行才更为方便、高效。

接送嘉宾的每个流程都由专业的工作人员具体分工负责,主要是为了防止负责人临时变换,从而影响及时沟通。负责接待的人员应保持沟通畅通,活动中的各个环节应及时协商,比如在接到嘉宾后,应及时通知安排下一个接待人安排嘉宾的酒店住宿等问题。

重要嘉宾的接待工作是活动策划执行过程中的重中之重,它会直接影响活动的最终成效。一旦重要嘉宾对接待方式不满意,那么将形成及其严重的社会影响。所以,重要嘉宾应由专业的人负责接待,具体到住宿、饮食、出行等都需全程服务,让重要嘉宾切身体会到服务的无微不至,对活动组织方产生良好的印象。