举行大型会议活动策划的6大注意事项

大型会议 通常出席的嘉宾、参加的人数是比较多,组织起来不是一件容易的事,对于举办大型会议活动策划的公司来说,需要注意一下事项。

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举行大型会议活动策划的6大注意事项!

1、考虑好开场时间。如果是内部活动,与会者也许就在现场上班,那么开场时间就很灵活了。但是,如果他们都是9点钟上班,10点种再开始活动就不是很合适了。因为他们很可能要收发电子邮件、回电话或是处理其他突发事件等。如果有人得赶路来参加会议的话,活动开场时间就不宜过早。因为若是在高峰期赶路,他们就得承担较高的路费,或在路上浪费很多时间。么就做折衷安排,11点开始,12点半午餐,1点半到3点钟开会。

2、可以考虑以午宴作为开始。如果在下午举办活动是个不错的选择,可以以自选午餐作为活动的开始,这样就可以使多数与会者在活动开始时准时到达。这样做的不足是很难准确预测按时参加午宴的人数,所以配备多少食物也是个难题。

3、不要取消晚上的活动。是否取消晚上的活动是值得做个市场调查的。这样就可以看看有多少潜在的会议代表认为这种晚上进行的半天会议是完全可以接受的。例如,忙碌的职业人也许发现可以早点过来参加这个活动。注意不要忽略有家庭责任的人,比如需要接孩子回家的人。与此同时,晚上也更容易找到合适的、能负担得起的场地——比如大学或学院的教室,它们空着也是空着,而且晚上可以停车的地方也很多。同样,由于有人会直接从工作的地方赶来参加活动,安排些茶点也是很合情理的。

4、宣传要相当谨慎。尤其是有些人也许要赶几个小时路去参加一次半天活动,或是从那里返回。如果不能达到他们的预期效果,他们会非常不高兴。这就意味着您必须清晰描述您的目标听众、合作组织,以及活动既定效果等等。您可以参考本书中关于组织大型会议中专题讨论会部分的详细建议,并以此来调整自己活动的基本理念、效果以及时间。

5、可以考虑再举办一次这样的活动。有时举办2至3次半天活动是很值得的。您可以在同一天的不同时段、一周的不同时间举办活动,也可以在不同的会场举办活动。这样,潜在的与会者就可以任意选择了。但这样的活动常常不会有主题演讲——几乎没有人愿意把同样的演讲重复好几次。但是宣传活动就不同了,主办人会发现重复举办活动会吸引更多的目标听众。

6、谨慎起草章程大纲。您当然理想化地希望会议开始时,会议代表就到齐了所以会议开始时应当安排些看似相当重要的内容。然而,即使是时间很短的活动,也常会有代表迟到。所以最好在正式开始活动15 分钟后再安排最重要的活动内容。这样大家就可能都到齐了,不会遗漏掉重要事项。

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