年会季来临,年会会场管理一招搞定!

距离2019年会季已经不远了,这段时间也是年会预订的高峰期。那么在年会场地预订时,应该注意哪些问题呢?我们从以下四个方面为大家总结一下。

图片关键词

一、场地位置

无论远近,都要各选一个供领导选择,所以,策划小组们提前筛选好四个场地交由领导来做决定可以了。具体要如何筛选呢?可以通过以下几个方面来看:交通情况(路况)、周围的生活配套条件、是否位于风景区。

二、会场情况

年会不止是娱乐,还有很重要的一项,就是做年终总结,年会场地必须要对会场要求高一点。我们可以从以下几个方面来判断:

1、会场最好不要有柱子,以免阻碍视线

2、场面积不要太大也不能太小,太大浪费,太小拥挤

3、进出会场的通道必须够宽,能够保证快速进出,如果狭小则需要看是否有多条通道

4、注意挂横幅的位置,层高、是否允许对会场内饰进行有限度装饰

5、场地内是否提供灯光音响等服务,关注其费用情况

6、摆桌子需要更大空间,如果只开评优,只放椅子可以用更小的会场

7、关注会场外是否能够拜访签到处和茶歇处

8、洗手间的数量和距离

9、音控室是否可以看到舞台

10、关注彩排是否需要花钱

11、会场布置时需要留出空隙通道

12、太舒服的座椅(出现在报告厅中),容易犯困

13、好离其他公司租用的会场有些距离,否则容易混乱

109989de68b749bcb3c07cfd52bac86c.jpeg

三、住宿情况

这个条件只针对年会时间在1天及以上的公司,年会除了有自己公司的领导和员工外,还有上下游公司的客户、合作伙伴等,所以,在住宿方面,也要有所注意:

1、关注客房总数和客房类型的结构,标间数和套房数

2、关注客房与餐厅、会议厅的距离

3、关注客房的卫生情况

4、关注客房价格

5、是否能够提前提供房号

630d9956a4504e7aad2c8ca12225d5d6.jpeg

四、食物情况

年会肯定是离不开吃的,任何一家酒店的品质如何,都可以通过他们的美食来判断。以下几个方面,策划组最好要去实地考究一番:

1、餐厅气味是否特别严重

2、餐厅卫生间数量与距离

3、餐厅容量与宽敞度

4、餐厅温度

5、菜品质量与价格

9月一过,全体中小型公司都已进入年会筹备状态,档期将逐渐紧张。与此同时,未来2个月内,酒店价格,将会随着市场需求的提升而提升。

杭州活动策划执行|成都会展设计搭建|年会庆典会议策划公司

毅创文化是一家专业的公关活动策划机构,活动执行公司公关公司,提供杭州活动策划杭州会议布置杭州舞美设计搭建杭州年会发布会策划执行杭州LED大屏租赁,历经多年的稳步发展我们组建了创意策划、视觉设计、活动执行、设备租赁、舞美搭建5个团队,具有极强的策划力、高度的执行力、强大的整合力,为客户提供专业的公关会议活动的支持,创造丰厚的品牌价值。